Fase 3: Productie
"Deze fase is bedoeld om te controleren of het plan werkt, niet om het plan te maken. Het moet gaan om herhalen en verfijnen, niet om nieuwe dingen beginnen."
In deze fase worden zowel de live als de digitale elementen volledig in productie genomen.
Nu de tijdlijnen, de budgetten en de plannen in beweging zijn, verschuift de aandacht naar de uitvoering. Live repetities en digitale ontwikkeling (het bouwen, testen en publiceren) lopen vaak parallel. Het kan een uitdaging kan zijn om alles op elkaar af te stemmen.
Je hebt in fase 1 en 2 werk verricht om ervoor te zorgen dat je duidelijke projectdoelstellingen, communicatielijnen en besluitvormingsstructuren hebt. Dit zal helpen om het risico te beperken wanneer dingen onvermijdelijk afwijken van het oorspronkelijke plan.
Naarmate de opdrachten vorm krijgen, gaat de aandacht uit naar wat de interactie tussen het publiek en het werk zal zijn. Dit houdt in dat er gezorgd moet worden voor duidelijke verbindingsroutes tussen de live en digitale ervaringen. Daarnaast dient er nauw samengewerkt te worden met communicatie- en publieksteams om deze routes te definiëren.
Nu de productie in volle gang is, is het ook tijd om na te denken over de aanwezigheid van het project op de lange termijn. Elk element, live of digitaal, heeft een levensduur. Zonder actieve planning vervaagt live werk en lopen digitale onderdelen het risico langzaam te verbrokkelen of te verdwijnen naarmate platforms en technologieën zich ontwikkelen. In deze fase dient een strategie te worden ingebouwd voor het archiveren en toegankelijk houden. Dit moet niet als een bijzaak te worden gezien.
Focus van deze fase
- Creëer artistiek creatief werk
dat het publiek in zijn greep zal houden.
- Creëer een digitaal ‘thuis’
voor het project dat de projecten met elkaar verbindt.
- Publiekservaringsstrategie
en een communicatiestrategie.
- Ontwerp de nalatenschap
en het archief van het project.
- CREËER EEN GEDETAILLEERD PLAN
Gedeelde documenten die een overzicht geven van het hele project, en gedetailleerde documenten voor elk project en/of onderdeel van het project. - ARTISTIEKE EN CREATIEVE CREATIE
De artistieke projectelementen, zowel live als digitaal, klaar voor lancering. - PUBLIEKSTESTEN
Testsessies met publiek die inzicht geven in de bruikbaarheid en toegankelijkheid van het digitale project. - ONTWERP DE LANCERING EN DE NALATENSCHAP
Een lanceringsplan, inclusief een kader voor de editorial (tekst en beeld) rondom de opdrachten, de digitale en fysieke infrastructuur voor de bewegwijzering, de marketing- en pr-middelen, en de publiekstrajecten. Een vergelijkbaar nalatenschaps- en archiveringsplan waarin alle wijzigingen worden beschreven die moeten worden gemaakt voor het kader van de editorial (tekst en beeld) rondom de opdrachten. Deze dient gearchiveerd te worden.
- Zijn de live en digitale elementen op elkaar afgestemd?Hebben we getest hoe het publiek tussen live en digitale ervaringen zal schakelen en is het voor alle teams duidelijk hoe hun werk op elkaar aansluit?
- Is het werk klaar voor lancering?
Zijn alle artistieke en technische elementen voltooid en hebben we de toegankelijkheid en bruikbaarheid door middel van publiekstesten gecontroleerd?
- Hebben we een duidelijke strategie voor publieksbetrokkenheid?
Hebben we een duidelijk plan voor de manier waarop het publiek de live en digitale onderdelen zal ontdekken en erbij zal worden betrokken? Is er een marketing- en communicatieplan dat beide ervaringen met elkaar verbindt?
- Hebben we plannen gemaakt voor herhaling na de lancering?Welke aspecten van het project kunnen of moeten op basis van feedback van het publiek worden aangepast? Wie heeft de bevoegdheid om deze wijzigingen door te voeren?
- Wat gebeurt er na afloop van het project met de digitale onderdelen?
Hoe lang blijven ze live, wie is verantwoordelijk voor het onderhoud, en hebben we een plan gemaakt voor archivering en toegang op de lange termijn?
Scope-uitbreiding
Knelpunten
Niet op elkaar afgestemde creatieve visies
Gebrek aan onvoorziene uitgaven
Gebrek aan een duurzaamheidsstrategie
- De scope-uitbreiding beheren
De productiefase is bedoeld voor verfijning en uitvoering, niet voor het introduceren van nieuwe ideeën. Zonder strikte controle over de scope lopen teams het risico dat ze te veel hooi op hun vork nemen en de kwaliteit in gevaar brengen. - Knelpunten bij de besluitvorming
Belangrijke besluitvormers (regisseurs, producenten, technische leiders) kunnen midden in de repetities of technische ontwikkeling zitten. Hierdoor kunnen noodzakelijke goedkeuringen en wijzigingen vertraging oplopen. - Verkeerde afstemming tussen digitale/technische en artistieke teams
In deze stressvolle fase kunnen de verschillende workflows en tijdlijnen van artistieke en technische teams uit elkaar drijven. Dit kan ertoe leiden dat ze meer niet op elkaar afgestemd zijn. - Budgettaire druk door ongeplande herhalingen
Onverwachte uitdagingen, of ze nu technisch, artistiek of publieksgericht zijn, kunnen extra werk vereisen. Zonder een goed gepland budget voor onvoorziene uitgaven kan dit leiden tot financiële druk. - Geen aandacht voor duurzaamheid op de lange termijn
Digitale elementen vereisen onderhoud. Zonder een duidelijke archiverings- en overgangsstrategie lopen ze het risico om na afloop van het project verouderd te raken of te verdwijnen.
- Tight scope adherence
- Team alignment
- Test early
- Houd je aan het plan: verfijn, vind niet opnieuw uit
Deze fase draait om het uitvoeren van wat al is afgesproken, niet om het introduceren van nieuwe ideeën. Houd de scope strak in de hand. Op die manier voorkom je te veel werk en bescherm je de kwaliteit van het werk.
- Geef er prioriteit aan dat teams op dezelfde lijn zitten
De productieprocessen voor live en digitale elementen lopen vaak parallel, wat kan leiden tot versnippering. Regelmatige check-ins tussen artistieke, technische en publieksgerichte teams helpen het project samenhangend te houden. Ze zorgen er daarnaast voor dat de reis van het publiek naadloos aansluit op alle verschillende soorten ervaringen.
- Test in een vroeg stadium en gebruik wat je leert
Het testen van de ervaring is essentieel. Niet alleen om de digitale ervaring te polijsten, maar ook om de beslissingen die je hebt genomen op het gebied van toegankelijkheid en bruikbaarheid te valideren. Zorg ervoor dat je de ruimte hebt om op feedback te reageren zonder dat dit ten koste gaat van de tijdlijn of het budget.
- Plan nu voor wat erna komt
Laat de nalatenschap van een project niet aan het toeval over. Bouw tijd in om te plannen hoe digitale content wordt gearchiveerd, onderhouden of opgeheven. Als dit niet gebeurt, kan belangrijk werk na verloop van tijd verdwijnen of onbruikbaar worden.
- Houd de besluitvorming flexibel
Knelpunten ontstaan vaak wanneer belangrijke leiders en besluitvormers onder druk staan. Verduidelijk wie tijdens de productie beslisbevoegdheid heeft zodat de voortgang niet stokt als dingen veranderen, wat onvermijdelijk zal gebeuren.
- De aangestelde artiesten
staan in dit proces centraal. Dit kunnen digitale artiesten zijn, maar ook theaterartiesten die met de technologiepartner samenwerken.
- Het digitale hoofdteam
het artistieke team en het productieteam werken nauw met de artiesten samen om ervoor te zorgen dat elk projectonderdeel de bredere projectdoelstellingen waarmaakt.
- De technologiepartners
leveren een digitaal kader en/of digitale infrastructuur om de projecten uit te voeren.
- Alle afdelingen die kunnen helpen bij het ontwerpen van manieren om het publiek te bereiken
dit kunnen bijvoorbeeld outreach-, educatie- en/of marketingspecialisten zijn.
- Het directieteam
van het theater of theatergezelschap en alle afdelingen die een sleutelrol kunnen spelen in het bredere project. Dit kunnen ook belangrijke en beschikbare externe consultants zijn die op de hoogte worden gehouden en kunnen worden ingeroepen bij belangrijke besluitvormingsmomenten.