1. HET PROJECT ARCHIVEREN
   Zorg ervoor dat het project vindbaar blijft door het (met een bijgewerkte kadertekst) aan eerdere projecten toe te voegen. Beëindig elementen die voortdurend onderhoud vereisen. Of, als delen van het project worden voortgezet (bijvoorbeeld een installatie in de foyer of een digitale functie die langer duurt), draag deze dan over aan een nieuw team met een speciaal budget. Creëer content (afbeeldingen, audio, video's of artikelen) om te documenteren wat er is gebeurd.
2. HET EINDE VIEREN
   Een theatershow heeft een afsluiting en hybride projecten dienen ook hun afloop te benadrukken. Breng publiek, artiesten en partners tijdens een slotevenement samen. Dit kan persoonlijk, online of via een gerichte communicatiecampagne.
3. VASTLEGGEN & EVALUEREN
   Documenteer belangrijke elementen, video's, screenshots, foto's en inzichten van het publiek om toekomstig werk te onderbouwen en waardevol materiaal te leveren voor communicatie- en fondsenwervingsteams.
4. RELATIES MET HET PUBLIEK ONDERHOUDEN
   Ontwerp een communicatiestrategie om het projectpubliek langdurig bij het project te betrekken. Definieer en identificeer de groepen binnen je publiek (bijv. jongeren uit outreach programma's, actieve deelnemers, live publiek, online kijkers) en creëer daarop afgestemde opvolgberichten. Bepaal wanneer en hoe je ze voor toekomstige betrokkenheid in bestaande communicatiekanalen integreert.

• Is alles afgesloten, getransformeerd of overgedragen?
  ‍Zijn alle lopende elementen gearchiveerd, buiten gebruik gesteld of met de nodige ondersteuning aan een nieuw team overgedragen?

• Wat hebben we geleerd?
  ‍Wat werkte goed, wat moet in de toekomst worden vermeden, en welke nieuwe ideeën, benaderingen of partnerschappen zijn er ontstaan?

• Hoe communiceren we de impact van het project?
  ‍Hoe kunnen we het verhaal van dit veelzijdige project op verschillende doelgroepen, waaronder financiers, partners en het publiek, afstemmen?

• Hoe houden we relaties in stand?
  ‍Welke strategieën maken van projectspecifieke doelgroepen, medewerkers en belanghebbenden langdurige relaties?

Weerstand tegen afsluiting

‍

Omvang van documentatie

‍

Publieksdata

‍

Kennisverlies

‍

• Weerstand tegen afsluiting
  Het is verleidelijk om hybride projecten voor onbepaalde tijd draaiende te houden, maar zonder onderhoud gaat digitale infrastructuur achteruit. Neem archivering in het budget op en zorg ervoor dat alle elementen die het waard zijn om te bewaren formeel aan een verantwoordelijk team worden overgedragen.

• Te veel of te weinig documentatie
  ‍Het vastleggen van interactieve, tijdelijke ervaringen is moeilijk. Een ervaren redacteur die de tijd heeft om materiaal om te vormen tot overtuigende verhalen is essentieel. Marketing-, pr- en ontwikkelingsteams kunnen helpen de impact van gearchiveerde content te maximaliseren.

• Publieksgegevens legaal beheren
  Als je e-mails of gebruikersgegevens voor toekomstige betrokkenheid verzamelt, zorg er dan voor dat je voldoet aan de AVG en relevante regelgeving voordat je doelgroepen aan langetermijncommunicatie toevoegt.

• Kennis verliezen wanneer het project eindigt
  Belangrijke kennis en digitale vaardigheden verdwijnen vaak samen met een project. Formele kennisdeling en investeringen in interne talentontwikkeling zullen toekomstige hybride projecten gemakkelijker, sneller en effectiever maken.

1. Plan een betekenisvol einde
2. Archiverings strategie
3. Toekomstige publieks-betrokkenheid opbouwen‍
4. Investeer in het delen van kennis‍

• Plan een passend einde en maak het betekenisvol
  Hybride projecten verdienen een doordachte afsluiting, net zoals de laatste buiging op het podium. Markeer de afsluiting met een feestelijk moment dat publiek, partners en artiesten samenbrengt en een blijvende indruk achterlaat.

• Archiveer doelbewust, niet als een bijzaak
  Digitaal werk verdwijnt snel als er niets aan wordt gedaan. Integreer archivering in je workflow en budget en beslis wat de moeite waard is om te bewaren, wat ontmanteld moet worden en wat een voortdurende zorg, een duidelijke eigenaar en de nodige middelen vereist.

• Sla de brug naar toekomstige relaties
  Gebruik deze fase om projectspecifieke doelgroepen voor langere tijd te betrekken. Identificeer wie ze zijn, waar ze op hebben gereageerd en hoe ze kunnen worden verwelkomd in je bredere werk door middel van op maat gemaakte opvolg- en communicatiestrategieën.

• Veranker leerprocessen en laat ze niet verdwijnen
  Als het projectteam uiteenvalt, nemen ze hun kennis vaak mee. Investeer tijd in gestructureerde kennisdeling en interne capaciteitsopbouw om ervoor te zorgen dat de inzichten en digitale vaardigheden binnen de organisatie blijven.

• DE WERKZAAMHEDEN
  Fase 1
  ‍
  De werkzaamheden in fase 1 zijn relatief 'licht'. Omdat er echter zoveel mensen bij betrokken zijn, is duidelijke communicatie, heldere besluitvorming en sterk projectmanagement van groot belang. Een toegewijde projectmanager of aangewezen projectleider die voor het project verantwoordelijkheid is, is essentieel.
  ‍
  ‍Fase 3:
  ‍
  Projectmanagement
  Tijdens de productie volgen het theater en de digitale elementen verschillende workflows. Ze moeten echter creatief op elkaar afgestemd blijven. Dit is het moment waarop het projectmanagement en de communicatiestructuren die tijdens de Pre-productie (fase 2) zijn opgezet, essentieel worden. Regelmatige 'show and tell'-sessies houden alle teams met elkaar in contact en bieden de gelegenheid om de voortgang te delen, vragen te stellen en het werk in reactie op elkaar te verfijnen. Deze momenten zijn niet alleen updates: het zijn gelegenheden om ervoor te zorgen dat de live en digitale onderdelen met elkaar in dialoog blijven en een verenigde artistieke visie versterken.
  
  Besluitvorming
  Belangrijke beslismomenten dienen zich gedurende de productie aan, maar de timing ervan verschilt meestal tussen live en digitaal werk. Digitale productie vereist vroegtijdige toezeggingen over ontwerp en structuur, terwijl theaterrepetities meer ruimte bieden voor flexibelere wijzigingen. Een verkeerde afstemming kan leiden tot vertragingen of onbedoelde gevolgen ­­− het knippen van een scène kan bijvoorbeeld een gekoppeld digitaal element verstoren, terwijl een verschuiving in een digitaal project gevolgen voor de marketingplannen kan hebben.
  
  Om het project op schema te houden, moet je zorgen voor duidelijke communicatiekanalen, een gedeelde tijdlijn en een gestructureerd proces voor het beheren van wijzigingen. Een wijzigingsbeheerproces moet de volgende stappen bevatten:
  ‍
  1 Het probleem en de vereiste wijziging definiëren
  2 De impact op de mensen, het budget en de planning beoordelen
  3 Overleggen met de betrokken teams
  4 Het eens worden over een actieplan
  5 Het besluit/de besluiten aan alle relevante mensen communiceren
  6 De wijziging doorvoeren
  
  Tijdens deze beslismomenten dient ook rekening te worden gehouden met de capaciteit. Als de regisseur of productieleider midden in de repetities zit, moet autoriteit worden gedelegeerd − of dit nu aan de artistiek leider, dramaturg, assistent-regisseur of een vertrouwde externe medewerker is. Deze delegatiestructuren moeten bepaald en duidelijk gecommuniceerd worden voordat zulke beslismomenten zich voordoen. Beslissingen moeten vaak relatief snel worden genomen.
  
  
  ‍Fase 4:
  ‍
  In deze fase zorgen effectieve werkwijzen voor een evenwicht tussen publieksbijdragen, projectwijzigingen, communicatie en metingen, en dat ze allemaal in een constante dialoog met elkaar blijven. Hoe het publiek omgaat met de digitale elementen moet de basis vormen voor zowel creatieve beslissingen als marketingstrategieën. Het delen van realtime inzichten met het communicatieteam zorgt voor een responsieve berichtgeving en publieksbetrokkenheid. Regelmatige, doelgerichte check-ins houden iedereen op één lijn.
  
  Digitale tracking en monitoring kan uitgebreid of beperkt zijn. Beslis welke gegevens voor jou belangrijk zijn; de details zullen per project verschillen. Is het bijvoorbeeld belangrijk om inzicht te hebben in de demografische gegevens van het publiek (wie is betrokken bij het werk) of in het gedrag van de gebruiker (waar haken mensen af, lopen ze vast of raken ze opnieuw betrokken)? De manier waarop je dit volgt en meet, hangt af van hoe je project werkt.
  
  Een datagestuurde aanpak kan je helpen om de ervaring te verfijnen, maar iteratie moet gepland en gebudgetteerd worden. Definieer een duidelijk eindpunt. Voortdurende aanpassingen kunnen namelijk leiden tot eindeloze verfijningen. Het bepalen van een vast aantal herhalingen zorgt ervoor dat het project een sterke, voltooide staat bereikt en dat er duidelijkheid is over hoeveel er nog gedaan kan worden.

‍

• MONEY
  
  Fase 1
  ‍
  Het toewijzen van middelen en/of fondsenwerving is voor elk project essentieel. Tijdens de ideefase wordt de ambitie en omvang van het project bepaald.
  
  Door externe consultants in te schakelen en in een zo vroeg mogelijk stadium een technische partner aan boord te halen, krijgen theaters en theatergezelschappen een beter inzicht in de globale cijfers en de waarschijnlijke kosten. Daarnaast kunnen ze helpen bij het identificeren van ideeën die te duur of onpraktisch zijn, of helpen bij het verfijnen van je ideeën tot iets dat beter haalbaar is.
  
  Wanneer partners worden geïdentificeerd en samenwerking wordt overwogen, zijn transparante en vroegtijdige gesprekken over middelen, tijdschema's, niet-onderhandelbare zaken en IE van groot belang.
  
  Bij hybride projecten werken vaak meerdere mensen op artistiek, technisch en operationeel gebied samen, waardoor intellectueel eigendom (IE) een cruciale rol speelt.
  
  De belangrijkste vragen om vroeg te behandelen:
  
  •    Wie is de eigenaar van de artistieke inhoud? Bepaal wie de eigenaar is van scripts, voorstellingen, ontwerpen en andere creatieve middelen.
  •     Wie is de eigenaar van de digitale elementen? Bij websites, apps en interactieve ervaringen kunnen externe ontwikkelaars en ontwerpers betrokken zijn. Bespreek en stel licentie- en toegangsrechten vast.
  •    Wat zijn de gebruiksrechten? Verduidelijk of partners blijvende rechten hebben om aspecten van het project te gebruiken, aan te passen of te commercialiseren.
  •     Hoe wordt de archivering en toekomstige toegang beheerd? Hybride projecten hebben een lange digitale levensduur − zorg ervoor dat overeenkomsten langetermijnhosting, updates en een verwijderingsbeleid dekken.
  
  Gangbare IE-modellen zijn onder andere:
  1 Volledig eigendom van de culturele organisatie - Alle elementen blijven in handen van de organisatie en externe medewerkers werken op commissiebasis.
  2 Gemeenschappelijk eigendom - Meerdere partijen delen IE, waardoor duidelijke afspraken nodig zijn over hoe het gebruikt en te gelde gemaakt kan worden.
  3 Licentieovereenkomsten - Eén partij bezit de kernmiddelen terwijl anderen voor een bepaalde periode of een bepaald toepassingsgebied gebruiksrechten hebben.
  
  Het kan nuttig zijn om in een vroeg stadium juridische of IE-specialisten in te schakelen om conflicten te voorkomen en te zorgen voor duidelijke contracten.
  
  
  Fase 3
  ‍
  Tijdens de productiefase zou de omzetbegroting al rond moeten zijn, maar hybride projecten vereisen een grotere reserve voor onvoorziene uitgaven dan doorgaans het geval is. Wanneer er meer variabelen en onzekerheden dan bij traditionele producties zijn (vooral als je dit soort werk voor het eerst doet), zorgt flexibiliteit in de financiering ervoor dat het project zich kan aanpassen aan ontdekkingen en uitdagingen, zonder afbreuk te doen aan de artistieke of technische kwaliteit.
  
  Vaak over het hoofd geziene kosten:
  • Publiekstesten - Personeel, locatiekosten en deelnemerscompensatie voor feedbacksessies.
  • Doorlopende digitale kosten - Naast de initiële ingebruikname vereisen digitale elementen een plan voor hosting, onderhoud en beveiliging.
  • Archivering en langetermijntoegang - Definieer wanneer en hoe het digitale werk gearchiveerd wordt om onverwachte onderhoudskosten te vermijden.
  
  Door deze kosten vanaf het begin te plannen, voorkom je dat er op het laatste moment compromissen moeten worden gesloten. Ook zorg je ervoor dat de digitale en live componenten gedurende hun levensduur volledig functioneel, toegankelijk en veilig blijven.

• HET PUBLIEK
  
  Fase 1
  ‍
  • Bepaal je publiek vroegtijdig - Richt je je op bestaande theaterbezoekers, kunstpubliek, lokale gemeenschappen, jongeren of nieuwkomers in het theater?
  • Het publiek vormt het werk - Je doelgroep beïnvloedt zowel je creatieve keuzes als de technologieën die je gebruikt. Er is veel onderzoek beschikbaar over digitale gewoonten in verschillende demografische groepen.
  • Wees specifiek - Geen enkel project is voor 'iedereen', vooral niet in digitale ruimtes. Duidelijk zijn over de doelgroep leidt tot een sterkere, betekenisvollere betrokkenheid.
  
  
  Fase 3
  ‍
  Het ontwerp van hybride projecten moet toegankelijk zijn. Dit betekent dat zowel de fysieke als de digitale ervaringen zorgvuldig moeten zijn ontworpen om drempels voor deelname weg te nemen.
  
  Alleen al in Nederland zijn er meer dan twee miljoen mensen met een handicap. Om werk echt inclusief te maken, moet er vanaf het begin rekening worden gehouden met hun behoeften, en niet pas achteraf. Voor projecten waarbij kinderen en jongeren betrokken zijn, gelden extra maatregelen, waaronder privacy- en gegevensbeschermingswetten zoals de AVG, de EU Digital Services Act en de Britse Online Safety Bill.
  
  ‍Een gebruikersgerichte aanpak verbetert niet alleen de toegankelijkheid, maar genereert ook waardevolle inzichten in het publiek die bij toekomstige programmering en communicatie van pas kunnen komen.
  
  Digitale platforms bieden mogelijkheden om het publiek tijdens het creatieve proces te betrekken, zoals open repetities dat voor live werk doen. Behind-the-scenes content, testfases en digitale experimenten hebben hun eigen publiek en kunnen een krachtig hulpmiddel zijn om langdurige betrokkenheid te creëren. Het aanbieden van opt-in-mechanismen (zoals mailinglijsten of community platforms) zorgt ervoor dat dit publiek ook na een enkel project betrokken blijft.
  
  Marketing
  ‍
  Marketing gaat niet alleen over het aankondigen van een productie. Het gaat over het vormgeven van hoe het publiek het werk ontdekt, ermee omgaat en het ervaart. In een hybride project vereist dit een geïntegreerde aanpak die live en digitale elementen tot een naadloos publiekstraject verbindt.
  
  Marketingteams moeten er vanaf het begin bij worden betrokken, niet alleen bij de lancering. Door vroegtijdig samen te werken kunnen ze overtuigende verhalen, middelen en toegangspunten identificeren en vormgeven die bij verschillende doelgroepen aanslaan. In plaats van marketing te behandelen als een taak voor na de productie, moet je het zien als een integraal onderdeel van het publiekservaringsontwerp.
  
  Hybride projecten produceren een rijke bron aan content, van ontwerpschetsen en repetitiebeelden tot digitale prototypes en publieksinteracties. Deze materialen moeten strategisch worden gebruikt, niet alleen om te promoten. Zo moeten ze ook uitnodigen om mee te doen en de betrokkenheid te verdiepen.
  
  Een goed geplande publieksstrategie voor hybride projecten zou kunnen bestaan uit:
  • Doelgerichte digital outreach - Nieuw publiek bereiken op basis van thematische of culturele interesses, niet alleen bestaande theaterbezoekers.
  • Opt-in wegen - Aanmoedigen tot aanmelden voor updates, exclusieve inhoud of live/digitale uitnodigingen.
  • Partnerschappen met influencers - Samenwerken met artiesten, cultuurcritici of digitale makers om het bereik te vergroten.
  • User-generated content (UGC) - Het publiek aanmoedigen om hun eigen reacties te delen, zodat er meer interactie ontstaat dan enkel passief toeschouwen.
  
  De publiekservaring moet bij digitale elementen bewust worden vormgegeven. Een contentontwerper of digitale producent kan helpen in kaart te brengen hoe mensen tussen live en digitale contactpunten navigeren. Dit zorgt voor een naadloze en boeiende reis.
  
  Succes draait niet alleen om kaartverkoop of views, maar ook om het onderhouden van betekenisvolle relaties met het publiek voor, tijdens en na de ervaring. Een geïntegreerde, publieksgerichte aanpak zorgt ervoor dat hybride projecten een blijvende impact hebben en niet slechts een vluchtige indruk achterlaten.
  
  Fase 4
  ‍
  Digitale ervaringen bieden vele formats voor publieksbetrokkenheid. Dit geeft mogelijkheden om de dialoog met je publiek te verdiepen, en om ze de ruimte te geven om te spelen, te maken en te reageren op de voorstelling en/of de thema's ervan. Deze relatieverdieping en de verbreding van de manier waarop het werk van het gezelschap in hun leven verschijnt, is een van de belangrijkste redenen om dit werk te doen.
  
  De relatie tussen een theatergebouw en het publiek is vrij eenvoudig: er wordt een voorstelling opgevoerd, het nieuws wordt verspreid via brochures, e-mailnieuwsbrieven, mailings, sociale media, advertenties en mond-tot-mondreclame, mensen kopen kaartjes, zitten de voorstelling uit en gaan weer weg.
  
  Technologie creëert haar eigen mogelijke toegankelijkheid en haar eigen barrières. Sommige digitale werken zijn gemakkelijk te bekijken op smartphones, voor andere is een hoge bandbreedte nodig. Weer andere ervaringen zijn locatiegebonden en vereisen reizen of speciale apparatuur. Verschillende technologieën zullen bepaalde bevolkingsgroepen aantrekken en andere uitsluiten. Hier moet in alle stadia goed over worden nagedacht.