Fase 2: Pre-productie

"Een hybride project kan niet worden uitgevoerd als een artistiek team een technisch team brieft en zich vervolgens terugtrekt."


Het ideevormingsproces is voltooid, de artistieke visie is vastgesteld en de algemene richting is bepaald. Nu verschuift de aandacht naar de implementatie: het definiëren van duidelijke structuren, het samenstellen van het juiste team en ervoor zorgen dat het project de flexibiliteit heeft om te evolueren zonder de samenhang te verliezen.

‍

‍

Hybride projecten, vooral als digitale en live elementen gecombineerd worden, vereisen een herhalende en adaptieve aanpak. Deze fase gaat om het creëren van krachtige maar flexibele systemen die het project soepel laten verlopen en tegelijkertijd ruimte bieden voor creatieve ontdekkingen tijdens het project.

‍

De focus van fase 2.

‍

‍

  • Stel het projectteam samen
    Bepaal rollen, verantwoordelijkheden en werkstructuren.
  • Maak gedetailleerde plannen
    Bepaal tijdlijnen, budgetten en besluitvormingskaders voor de productie.
  • Creëer systemen voor samenwerking
    Zorg voor naadloze communicatie tussen live en digitale teams.
  • Stel artiesten en technische partners aan
    Stem creatieve en technische briefings af op de visie van het project.
  1. STEL HET TEAM SAMEN
    Definieer een model waarin de leiderschapstaken worden
    verdeeld, om zowel live als digitale elementen effectief te
    managen. Wijs een centrale artistieke leider aan (bijv. een
    digitale dramaturg of een digitale creatief directeur). Deze
    persoon dient te zorgen voor artistieke samenhang tussen
    de platforms en heeft een centrale producerende rol om
    werkstromen te coördineren. Zorg dat het team de juiste
    expertise, capaciteit en communicatieprocessen heeft zodat
    vertrouwen en samenwerking worden behouden.
  2. PLANNING & PRE-PRODUCTIE
    ‍    Ontwikkel een gedeelde productietijdlijn die live en digitale mijlpalen integreert en belangrijke beslismomenten en communicatiemethoden identificeert. Stel een besluitvormingskader op om verantwoordelijkheden te verduidelijken en te bepalen hoe het directieteam en de belangrijkste belanghebbenden op de hoogte blijven en betrokken blijven. Gebruik een flexibele projectmanagementaanpak om tussen gestructureerde planning en herhalende workflows een balans te vinden.‍
  3. WERVEN
    Creëer een opdrachtomschrijving die aansluit bij de visie, het publiek en de technische vereisten van het project. Schets duidelijk de artistieke intentie, het engagementmodel, de budgetverwachtingen en de technische parameters om de haalbaarheid te garanderen. Bepaal of het digitale component statisch, interactief of evoluerend is en hoe deze geïntegreerd wordt met de live ervaring.
  • Wie leidt het project?
    Hebben we voor de artistieke, productionele en digitale onderdelen de belangrijkste leiderschapsrollen gedefinieerd?
  • Hoe zullen beslissingen worden genomen?
    Hebben we voor goedkeuringen, verandermanagement en onderlinge afstemming duidelijke structuren opgezet?
  • Wie zijn onze creatieve en technologische partners?
    Hebben we de juiste artiesten en technische partners geïdentificeerd en aangesteld?
  • Hoe zal het budget worden toegewezen?
    Hebben we zowel de artistieke als de digitale kosten gepland, inclusief onvoorziene ontwikkelingen?
  • Hoe zal het project worden aangestuurd?
    Hebben we een goed projectmanagementsysteem dat alles op schema houdt?
  • Hoe gaan teams communiceren en samenwerken?
    Hebben we regelmatige check-ins, rapportagestructuren en gedeelde documentatie vastgesteld?

Gebrek aan interne structuren

‍

Niet op elkaar afgestemde visies

‍

  • Gebrek aan interne structuren
    De meeste culturele organisaties zijn niet ingesteld op hybride projecten. Overweeg om een adviesgroep samen te stellen of consultants in te huren die het proces kunnen begeleiden.
  • Disciplines overbruggen kost tijd
    Het is essentieel om een gedeelde taal en visie voor wat succes is vast te stellen. Neem de tijd om vragen te stellen, prioriteiten te verduidelijken en besluitvormings- en communicatieprocessen te documenteren.

‍

  • Integreer vroegtijdig digitale en live-expertise
    Behandel het digitale niet als iets losstaand, maar zorg ervoor dat artiesten en technische partners vanaf het begin samenwerken.
  • Gebruik een herhalende aanpak
    Deel het werk op in kleinere, testbare cycli en leg je niet te vroeg vast op een rigide idee.
  • Formaliseer de besluitvorming
    ‍    Definieer artistieke en technische goedkeuringsprocessen. Doe dit ook voor het nemen van beslissingen. Op die manier ontstaat er later geen verwarring.
  • Bereid je voor op flexibiliteit
    ‍    Hybride projecten vereisen aanpassingsvermogen. Zorg ervoor dat structuren creatieve en technische evolutie mogelijk maken.
  • Betrek de marketing- en publieksteams er vroeg bij Engagementstrategieën moeten al tijdens de Pre-productie in acht worden genomen, niet pas bij de lancering.